那么，什么是文档管理？从最基本的术语来说，文档管理是公司如何以纸质或电子格式组织、存储、跟踪和管理其文档。
每个公司或组织都有某种形式的文档管理，涉及在日常运营中捕获、存储和检索文档。问题是，对于大多数组织来说，这个过程通常很耗时，而且很少得到应有的重视。这就是为什么必须有一个高效的文档管理系统来节省公司文档的管理时间。当今的文档管理系统依靠计算机系统或云软件来存储和管理电子文档。
什么是文档管理系统以及如何使用它们？
文档管理系统用于捕获和整理所有类型的文档，使其成为电子形式，以便在需要时轻松查找和检索。根据 ISO 12651-2 的定义，在这种情况下，文档是任何被视为数据单元的记录对象或信息。纸质文档（例如发票）首先被扫描并以电子格式集成到文档管理系统中，以供将来检索。
然后，文档将按类别（例如部门、订单号、供应商或与您的业务相关的任何其他可识别概念）进行索引。与传统的文件柜文件夹不同，文档管理系统以电子格式存储文档，授权人员和客户更易于访问。
借助一个安全的中央电子存储库（例如Folderit提供 海外数据 的云文档存储和管理软件） ，您不再需要为寻找丢失或难以找到的文档而烦恼。现在，您可以在几秒钟内轻松搜索和检索组织中的任何文档。快速检索文档可将重点从搜索难以找到的文档转移到解决手头的问题，从而提高工作效率。
文档管理系统的关键组成部分
文档管理系统的关键组件包括文档捕获、存储、元数据、版本控制、安全性、索引和检索功能。
让我们快速看一下每一个：
文档元数据
每个文档通常与其元数据一起存储，例如存储日期和存储文档的人员的身份。系统可以获取元数据或请求用户提供元数据。在 Folderit，您可以添加各种元数据，包括标签、注释、签名者、数据或截止日期等，以帮助您的文档井井有条且易于访问。您甚至可以添加您喜欢的数据字段。
文档捕获
文档管理中的“采集”是指通过扫 CW 线索 描处理纸质文档，以便以电子格式存储。一些系统使用光学字符识别软件 (OCR) 将数字图像转换为可读文本。采集还涉及将电子格式的文档和其他基于计算机的文件接收到系统中。
索引
索引有助于跟踪系统中存储的电子文档。它可以像跟踪整 人们可能会遇到的痛点提出的奖励概 个系统中的文档标识符一样简单，也可以像根据从每个文档的内容中提取的元数据或单词索引为每个文档提供特定分类一样复杂。索引是文档管理系统的重要组成部分。它有助于使检索过程更快、更高效、更准确。
贮存
存储是指如何将文档存储在中央存储库中以供日后检索。存储包括系统中每个文档存储的具体位置、存储时间、文档在不同存储介质中的迁移以及文档的最终销毁。
文档检索
检索是每个文档管理系统的关键要素。它涉及如何从中央存储中检索文档。这是一个复杂的过程，用于规范每个文档的权限和访问权限。它允许用户通过识别文档的唯一标识符（例如元数据和特定搜索词）来访问文档。
文档版本控制
版本控制基本上是一个将文档签入或签出系统的过程，使用户可以访问文档的当前或先前版本。文档会随着时间的推移而更改或更新，这时版本控制就派上用场了，以确保用户仍可以访问先前的副本作为参考。Folderit 可以更好、更轻松地控制文档的版本。您可以上传系统中存储的任何文档的新版本，同时仍保留早期版本和现有元数据。系统高效的签入和签出功能甚至允许您在编辑文档时锁定其他用户对文档的访问权限。
搜索
搜索功能允许用户使用模板属性或全文搜索查找特定文档和文件夹。Folderit 具有强大的搜索功能，可让您通过各种属性（包括文档标题和其他元数据，如标签和签名者）搜索系统中存储的任何文档。
共享或分发文件
高效的文档管理系统（例如 Folderit）允许与任何授权人员有规范地共享和分发文档、文档部分、文件夹甚至整个帐户。系统具有“查看”权限，用户只能查看文档，以及“编辑”权限，用户可以编辑元数据。
文档安全
文档安全在任何文档管理系统中都至关重要。随着加密勒索恶意软件等高级安全威胁的出现，现在必须确保将文档存储在安全可靠的中央存储库中。
那么什么是文档管理安全？Folderit 就是文档管理安全的一个很好的例子，您的文档及其携带的信息在云中经过 256 位 AES 加密，以便更安全地存储。它们还通过安全的 SSL 连接发送。
什么是文档管理备份？
备份文档是任何文档管理系统的重要组成部分。如果没有备份，您的企业可能会在发生黑客或病毒攻击，甚至火灾或自然灾害时遭受巨大损失，因为这些灾害可能会完全损坏您现有的所有文件。Folderit 将您的所有文档安全地存储在安全的云中。但是，如果您愿意，您可以下载单个文件甚至整个帐户，并将文档保存在您的硬盘中作为本地备份。您仍然可以保留存储在云中的文档副本。
适合中小型企业的最佳云文档管理系统
如上所述，文档管理是一项复杂的任务，尤其是对于中小型企业而言。Folderit 提供价格合理且高效的云文档管理系统软件，小型企业可以使用它来存储、共享和管理员工和客户之间重要文档的流动。这是一个非常易于使用的云文档管理系统。
使用文档管理系统 (DMS)（也称为文档管理软件）在商业领域越来越受欢迎，原因有几个！
文档管理涉及使用计算机系统和软件来存储、组织、跟踪和处理电子创建的信息和媒体。
信息可能是通过计算机或移动设备创建的，也可能是通过使用文档扫描仪或简单地拍摄文档照片（甚至使用手机相机）将其从纸质副本转换为数字格式。无论其来源如何，有一件事是肯定的：其所有者希望确保其在未来是安全且易于使用的。不仅对所有者而言，而且对所有相关人员而言，也都是可访问的，并为每个人分配正确的权限。
传统上，“文件管理”的尝试始于办公室角落里一个又高又笨重的文件柜。随着业务的增长，文件柜的数量也随之增加，混乱和泄露的可能性也随之增加。需要与同事或客户共享的文件必须手动检索，然后重新归档，这会增加员工的工作时间并增加工资单。
然而，高效的电子文档管理软件（如 Folderit！）可使您的数据安全、易于访问、可查找且适应性强。它为您提供审批工作流、提醒等功能，并允许您将元数据添加到文件，如果没有它，这些文件几乎不可能被找到、置于上下文中或根本无法理解。感谢您今天的光临。既然您在这里，为什么不了解更多有关我们的特殊管理功能呢？您可以先免费注册！
