什么是文档管理系统以及如何在学校环境中使用它们？
文档管理系统可以帮助教师和秘书从不断归档文件、跟踪文件以及寻找向所有教职员工传达重要信息的方法的过程中解放出来。此外，许多学校运营工作都是重叠的。例如，出勤率不仅会影响课堂活动，还会影响午餐室管理和供应分配。它还会影响州和联邦政府分配给学校的资金——成绩和年度考试分数也是如此。
学校的许多文档管理方式都存在复杂或难以使用的问题。教师的时间已经非常紧张，不太可能充分利用复杂的系统。
这正是Folderit等云文档管理系统可以提供帮助的地方。不仅所有 电话号码库 相关信息都可以随时供需要的人使用，而且通过将数据库存储在异地，负担过重的学校计算机系统无需存储繁忙学区每天生成的信息。它不仅易于访问，而且比现场存储的数据更安全，不会受到火灾、洪水或破坏。
文档管理系统的关键组成部分
尽管学校的文档管理似乎与企业的文档管理不同，但它们仍然需要与大型百货公司、医院或任何其他组织相同的数据存储和文档管理关键组件。这些组件包括元数据、文档捕获、安全性、检索和版本控制。
文档元数据
元数据可以定义为有关信息的信息。对于学校来说，这可能包括 CG 线索 生成信息的部门、记录信息的个人姓名、日期以及对可能需要该信息的其他部门的交叉引用。
Folderit 可用于设置一个简单的表单，每个人都可以快速输入相关数据，例如班级、教师、部门或学生。元数据将与预先存在的标签匹配以对数据进行排序，使其适当可用。您甚至可以设计表单以满足本地要求。
文档捕获
即使使用现代手持设备，将信息直接记录到 7 种庆祝印度尼西亚独立日，你是哪一种 计算机中也并不总是很方便。文档捕获允许扫描纸质文档并实现电子格式存储。光学字符识别可以将数字图像转换为可读甚至可编辑的文本，从而可以轻松地将其与添加到系统中的计算机生成的文件进行混合和匹配。
安全
学校和医院一样，处理许多机密文件。事实上，所有学生记录都被视为机密。Folderit使用 256 位 AES 加密安全，这实际上是军用级安全加密。
Folderit 的所有文件都经过三重备份，并经过安全加密。如果您觉得需要让自己安心，您可以随时将文件副本下载到本地设备。这可以满足本地对学校业务备份文件进行冗余存储以防止数据丢失的要求。
Folderit 还包括审计跟踪，以便管理员检查任何合作者的每个操作，包括文件预览和下载。
文档检索和可访问性
然而，虽然文件被安全保存，但很容易被访问。数据系统只有在能够以方便及时的方式获取必要信息时才有用。使用有助于安全性的元数据还可以让需要的人获得相应的信息。
文档版本控制
版本控制允许系统保存文档的多个版本，同时帮助您跟踪编辑过程。这在处理有多个用户输入的文档时非常有用。Folderit DMS 系统允许系统签入和签出文档，甚至在您编辑文档时锁定文档。
最适合学校的云文档管理
文档管理耗时且复杂，但对于高效且有效的学校运营至关重要。Folderit是最易于使用、非常经济高效且高效的软件，可为学校系统内处理的许多机密文档提供出色的安全性。它易于使用，但具有足够的复杂性来处理学校信息的交织。
