以下是这个技术进步的时代文档管理系统软件的一些好处
如果您使用巨大的存储空间将大量打印文档存储在柜子或商店中，那么这里有一个替代方案。文档管理系统使用数据库，可以在线保存大量数字文件。除非真的需要，否则您不一定需要打印文档来保存。您可以扫描纸质文档并将其保存在管理系统中。此外，文档不必保存在系统内存中，因为某些管理系统附带允许您使用它们创建文档的软件包。
轻松检索文件
只需搜索所需文档的名称，即可轻松检索存储在管理软 WhatsApp数据 件中的文档。只需几秒钟，即可从数据库中检索所需数据，而不必将文件保存在柜子或仓库中。除非以目录形式正确排列，否则搜索文件需要几分钟到几个小时。但是，文档管理系统在这方面为用户节省了很多压力。Folderit DMS 为您提供元数据
功能，将通用文件名与其他文档和关键字关联起来。
降低成本
购买橱柜、创建储藏室、购买纸张、文件和其他存储设施的成本将降低。由于打印文档在打印之前首先在计算机上输入，因此需要注意的是，文档可以轻松在线保存而无需打印。考虑到一个积极打印文档以供参考的组织，您往往会花更多的钱购买纸张和墨水。使用文档管理系统，保存文档的成本非常低，仅次于纸张、更换坏墨盒等费用。详细了解SaaS DMS 如何为您节省成本。
易于操作
使用文档管理系统，当您有大量工作要做时，您可以 CZ 领先 轻松地同时处理多项任务。尤其是当您一天要处理这么多邮件，邮件中包含文档时。有些系统可能会限制您逐个下载邮件中的文档。有些管理系统允许您打开邮件中的文档而无需下载，并尝试将文档保存在系统中。此类文档可以随时轻松调用。
增强安全性
使用文档管理系统时，文档的安全性不容妥协。用户通常害怕 雇用社交媒体：在哪里、花费多少以及如何选择优秀的专业人员 泄露公司的重要文档。在某些文档管理系统中，您可以指定有资格访问此类文档的人，并放心您的信息将仅限于设定的成员。
为了保护客户的数据，Folderit DMS 使用业内最强大的 SSL 和 256 位 AES 加密。
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轻松分配工作
大多数文档管理系统允许用户与其他用户共享文档，从而使他们能够同时处理文档。可以通过链接与其他成员共享任务，其中对文档执行的每项活动都将自动更新，所有者甚至可以决定停止对文档的进一步活动。可以为此类文档设置一些功能，例如“可以编辑”、“可以查看”或“可以评论”。这定义了第二个用户可以对该文档执行的操作。
轻松访问
文档管理系统的一个惊人优势是它的可访问性。无论您的设备发生什么情况（被盗、损坏或无法访问），您都可以在任何支持互联网的设备上访问 DMS。有些需要软件，而有些则需要通过 Web 界面。您只需要您的登录详细信息，然后您的所有文件都会保持原样。您甚至不必在某些管理系统上保存文档，因为保存是自动完成的。
结论然而，文档管理系统还有其他令人惊叹的优势，使其成为管理企业的必备软件。需要注意的是，要操作文档管理系统，您需要互联网接入。没有互联网，您的文件将无法存储。尽管如此，它仍然是一个出色的工具，可轻松开展工作，而且比纸质文档更便宜。有了文档管理系统的这些优势，您应该能够为您的企业做出正确的选择。
